Предприятия, учреждения и организации (далее — организация) всех форм собственности в своей деятельности, наряду с актами государственной власти, руководствуются положениями, уставами, инструкциями и правилами. Именно эти организационные документы закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на продолжительное время.

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения, как правило, разрабатывают организации высшего уровня для подчиненных им структур. Индивидуальные положения создают непосредственно в организациях на основании типовых.

В каждой организации должны быть положения обо всех ее структурных подразделениях (департаменты, управления, отделения, отделы, секторы, службы, группы и т. д.).

Положение — нормативно-правовой акт, определяющий порядок создания и деятельности предприятий, учреждений и организаций, их структурных подразделений, а также организаций, принадлежащих к сфере их управления, функции, права, обязанности, основные правила организации работы и взаимоотношения. Это может быть также свод правил, регулирующих определенные направления деятельности.

По своему статусу положение о структурном подразделении (далее — положение) является внутренним нормативным документом, на основании которого организовывают повседневную деятельность данного подразделения, оценивают результаты работы, составляют должностные инструкции, определяют задачи, функции, права и обязанности, а главное — ответственность работников.

Проект положения разрабатывает, как правило, руководитель структурного подразделения на основании типового положения о соответствующей службе. Например, для разработки положения об отделе кадров в государственном учреждении (приложение) можно воспользоваться Типовым положением о кадровой службе органа исполнительной власти, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 2 августа 1996 года № 912.

Разработчиком проекта положения по поручению руководителя может быть также рабочая группа специалистов по соответствующему направлению деятельности организации, работник подразделения или специалист в области трудового права и управления.

Подготовленный проект положения обязательно согласовывается с юридической службой организации, по необходимости — с кадровой службой, а также с руководителями других структурных подразделений или должностными лицами, с которыми подразделение взаимодействует. Окончательно оформленное и согласованное со всеми заинтересованными службами положение подписывается руководителем структурного подразделения (членами рабочей группы), согласовывается с заместителем руководителя организации соответствующего направления деятельности (при наличии) и утверждается руководителем высшего ранга в порядке, установленном для утверждения нормативных документов (проставляется подпись и дата в грифе утверждения).

Требования относительно оформления

Положение должно быть оформлено на общем или специальном бланке организации или на чистых листах бумаги формата А4. Целесообразно его оформить на бланке структурного подразделения (при наличии таких бланков в организации).

Если положение печатают на чистых листах бумаги, должны быть следующие реквизиты:

• название организации высшего уровня (при наличии);
• название организации;
• название структурного подразделения;
• гриф утверждения;
• название положения;
• место издания или создания;
• регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту положения;
• текст;
• подпись;
• гриф согласования;
• визы.
  

Текст положения можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть текста должна иметь свой номер. Нумеруют арабскими цифрами. Номер каждой составной части текста должен содержать в себе все номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления.

Структура положения о подразделении учреждения

На заседании Совета руководителей кадровых служб центральных органов исполнительной власти, проведенном Главным управлением государственной службы Украины 7 сентября 2009 года, был рассмотрен проект Типового положения о кадровой службе органа исполнительной власти. В этом документе указано, что положение о кадровой службе должно иметь следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Руководство кадровой службы.
6. Персонал кадровой службы.
7. Заключительные положения.
   

В первом разделе «Общие положения» должно быть указано полное наименование структурного подразделения; его статус, место в организационной структуре организации, подчинение; порядок создания, реорганизации и ликвидации; структура; должность руководителя подразделения и порядок его замещения при отсутствии; порядок зачисления и увольнения работников подразделения; порядок внесения изменений и дополнений в положение; перечень основных законодательных и нормативно-правовых документов, инструкций, стандартов, регламентов, которыми должно руководствоваться подразделение в процессе работы.

Так, положение об отделе кадров государственного органа предлагается начинать со слов: «Кадровая служба органа исполнительной власти является структурным подразделением, которое создается в составе аппарата органа исполнительной власти, подотчетным и подконтрольным руководителю органа».

В отдельный подпункт могут быть вынесены вопросы структуры кадровой службы, который может включать следующие подразделения: руководящие кадры и формирование кадрового резерва; подготовка и повышение квалификации кадров; отдел по работе с кадрами; отдел социального обеспечения; отдел безопасности жизнедеятельности. В кадровую службу могут входить: группа регистрации документов; подразделение по учету документов и контроля за их выполнением; отдел автоматизации работы с документацией; группа рассмотрения писем (жалоб); бюро пропусков. В штатном расписании полноценной кадровой службы могут предусматриваться также должности социолога, психолога, медицинского работника.

Факторами, определяющими организационную структуру кадровой службы, могут быть:

• масштабы организации и способы достижения поставленной перед ней цели;
• объем и ассортименты выпускаемой продукции;
• вид деятельности, тип организации (завод, транспортное предприятие, школа или банк) и специфика задач;
• форма собственности (государственная или частная организация);
• финансовое состояние;
• стадии развития организации;
• общее количество работников и количество структурных подразделений;
• территориальное размещение подразделений и объемы их работ, количество уровней принятия решений и нормы управления;
• принятая система документирования и организации движения документов;
• уровень механизации и автоматизации процессов работы с документацией;
• традиции и стереотипы.
  

Во втором разделе «Задачи» приводятся формулировки основных направлений деятельности и содержание задач, которые должны выполнять подразделения в процессе работы. Таким образом, задачи кадровой службы центрального органа исполнительной власти могут быть следующие:

• реализация государственной политики в сфере управления персоналом государственной службы и по вопросам кадровой работы в аппарате органа исполнительной власти, подчиненных органах;
• прогнозирование потребностей, поиск и подбор персонала государственной службы;
• эффективное использование персонала государственной службы, способствование развитию и повышению квалификации персонала;
• разработка системы мотивации работы и стимулирования в аппарате органа исполнительной власти и подчиненных органах, содействие ее введению;
• контроль за эффективностью работы персонала государственной службы путем введения систем оценки его деятельности;
• направление, координация, методическое руководство и контроль за осуществлением кадровой работы в подчиненных органах;
• проведение аналитической и методической работы по вопросам деятельности кадров, управление персоналом государственной службы;
• документальное оформление прохождения государственной службы и трудовых отношений;
• обеспечение создания благоприятных условий работы.
  

В третьем разделе «Функции» всесторонне раскрывается деятельность подразделения и степень его самостоятельности в принятии управленческих решений по основным направлениям функционирования организации. Так, кадровая служба органа исполнительной власти должны выполнять следующие функции:

• относительно прогнозирования потребностей, поиска и подбора персонала:

• определять текущую и перспективную потребность в персонале;
• осуществлять организационно-методическое руководство формированием кадрового резерва, организовывать работу с резервом кадров аппарата органа исполнительной власти, анализировать и обобщать практику формирования кадрового резерва в структурных подразделениях органа исполнительной власти и подчиненных ему органах, вносить руководителю органа предложения относительно ее усовершенствования;
• изучать совместно с другими структурными подразделениями личные, профессиональные, деловые качества лиц, претендующих на занятие должностей в аппарате органа исполнительной власти;
• осуществлять организационное обеспечение конкурсного отбора в органе исполнительной власти;
  

• относительно контроля за эффективностью работы персонала государственной службы:
• осуществлять совместно с другими структурными подразделениями контроль за соблюдением Закона Украины «О государственной службе» от 16 декабря 1993 года № 3723-XII и других актов законодательства по вопросам кадровой работы и государственной службы в аппарате органа исполнительной власти и подчиненных органах;
• осуществлять мероприятия по обеспечению и контролю за состоянием соблюдения трудовой дисциплины в соответствующем органе;
• содействовать устранению конфликта интересов на государственной службе;
• осуществлять организационное обеспечение и принимать участие в проведении ежегодного оценивания выполнения государственными служащими возложенных на них задач и обязанностей, способствовать применению его результатов в планировании карьеры государственных служащих;
  

• относительно разработки системы мотивации работы и стимулирования в аппарате органа исполнительной власти и подчиненных органах, содействия ее введению:
• разрабатывать и согласовывать проекты нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы социально-трудовых отношений и оплаты труда работников органа исполнительной власти;
• принимать участие в разработке и определении системы оплаты труда персонала органа исполнительной власти и подчиненных органов;
• совместно с другими структурными подразделениями аппарата органа исполнительной власти разрабатывать систему материального и нематериального стимулирования труда работников;
• консультировать руководителей структурных подразделений органа исполнительной власти и руководителей подчиненных органов, информировать работников о принципах и подходах в стимулировании работы;
• рассматривать предложения и готовить документы о поощрении, награждении и присвоении почетных званий работникам;
  

• относительно направления, координации, методического руководства и контроля за осуществлением кадровой работы в подчиненных органах:
• осуществлять методическое и информационное обеспечение работы кадровых служб подчиненных органов;
• обобщать и анализировать практику работы с персоналом государственной службы в подчиненных органах, разрабатывать рекомендации относительно ее усовершенствования;
• организовывать обучение работников кадровых служб подчиненных органов;
• осуществлять контроль за состоянием управления персоналом государственной службы, кадровой работой в подчиненных органах, проводить проверки по этим вопросам.
  

Четвертый раздел «Права и обязанности» должен содержать перечень предоставленных структурному подразделению прав, необходимых его работникам для выполнения определенных задач: проверять и контролировать, получать, брать, вносить, разъяснять, представлять интересы и т. д. В этом разделе должны быть определены обязанности структурного подразделения.

В пятом разделе «Руководство структурного подразделения» определяется должностное лицо, осуществляющее руководство подразделением, а также перечисляются основные позиции, по которым работники подразделения организации несут коллективную ответственность за несвоевременное и независимое выполнение возложенных на подразделение задач и функций, несоблюдение требований или неиспользование предоставленных прав, недостоверность данных в управленческой документации организации.

Ответственность подразделения организации обусловливается ответственностью его руководителя и работников в зависимости от должностных функций. На практике редко формально закрепляются взаимосвязи подразделений, например кадрового с другими структурами организации. Во многих организациях эти связи налажены. Формальное закрепление взаимосвязей структурных подразделений является средством предупреждения конфликтных ситуаций в них.

Шестой раздел «Персонал структурного подразделения» должен содержать информацию о порядке назначения на должности и увольнения с должности; подчинение; образовательное и квалификационное требование к руководству и работникам; права и обязанности; ответственность.

Например, в требованиях к руководителю кадровой службы органа исполнительной власти предполагается указать, что:

• на должность руководителя кадровой службы назначается лицо с полным высшим образованием соответствующего профессионального направления по просветительно-квалификационному уровню специалиста, магистра и стажу кадровой работы на государственной службе или на руководящих должностях не менее пяти лет;
• назначение на должность и увольнение с должности руководителя кадровой службы министерства, другого центрального органа исполнительной власти, областных, Киевской и Севастопольской городских государственных администраций осуществляется при наличии заключения Главного управления государственной службы Украины.
  

В обязанностях руководителя кадровой службы органа исполнительной власти должно отмечаться, что он:

• организовывает работу кадровой службы и направляет ее на выполнение определенных задач и функций;
• вносит руководителю органа исполнительной власти предложения относительно назначения на должности и увольнения с должностей работников кадровой службы, их поощрения и привлечения к дисциплинарной ответственности;
• распределяет обязанности между работниками кадровой службы и контролирует их выполнение;
• координирует и контролирует деятельность кадровых служб подчиненных органов;
• согласовывает назначение на должности руководителей кадровых служб подчиненных органов, инициирует их поощрение или привлечение к дисциплинарной ответственности.
  

В последнем разделе «Заключительные положения» должны указываться особенности взаимодействия данного подразделения с другими структурными подразделениями, а также особенности обеспечения его деятельности: размеры помещения, обеспечение телефонной связью, средствами оргтехники, соответственно оборудованными местами хранения документов, а также законодательными и другими нормативными актами, справочными материалами по вопросам, принадлежащим к компетенции подразделения.

Дата утверждения положения, как правило, является датой вступления его в силу. Если руководитель организации утверждает положение о кадровой службе в конце календарного месяца (года), а вступление его в силу планирует с начала нового календарного месяца (года), целесообразно разместить под грифом утверждения соответствующую отметку о времени введения документа в действие, например:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор Європейського університету

_________________ І. І. Тимошенко

26 грудня 2010 року

Введено в дію з 03.01.2011

После утверждения один экземпляр положения должен храниться у руководителя подразделения, второй — в кадровой службе организации.

При реорганизации или изменении структуры организации или перераспределении функций между структурными подразделениями дополнения (изменения) к положению могут вноситься лишь приказом руководителя организации. При изменении подчинения, наименования организации или ее подразделения разрабатываются новые положения о его структурных подразделениях.

Положение о структурных подразделениях организаций, документы которых поступают в государственные архивы, хранятся постоянно, а тех, документы которых не поступают в государственные архивы, — до ликвидации организации.

Эффективность работы кадровых служб и ограничение роста их количественного состава зависят от двух факторов: переведения работы с кадрами на современную информационно-техническую базу и развития управленческой инфраструктуры, способствующей выполнению наиболее сложной кадровой работы.

Источник: HR-Лига